Dans une perspective de performance et d’efficacité, les solutions digitales recèlent de bien des bénéfices pour faire réussir les sociétés. La gouvernance numérique, qui s’appuie sur des outils technologiques digitaux, représente alors un levier indispensable au bon fonctionnement des instances dirigeantes. Pour optimiser la gouvernance d’entreprise dans l’ère du temps, la sphère digitale représente une précieuse aide.
Gouvernance numérique : les 3 impacts positifs capitaux
Une bonne gouvernance n’est pas accessoire, mais bien indispensable pour une entreprise performante. Lui conférer des outils digitaux revient à en booster l’efficacité principalement sur 3 aspects capitaux pour votre société.
1/ Dégager du temps pour se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée
Le digital est source de productivité. La gouvernance numérique va permettre de doter le conseil d’administration et les autres instances de l’entreprise d’outils facilitateurs. Ces derniers vont automatiser certaines tâches, accompagner d’autres et rationaliser certains processus. Au final, ils représentent un gain de temps sans équivalence.
Une solution digitale telle que Diligent Boards, permet de réaliser en quelques clics des convocations aux séances du conseil, des ajouts de documents à transmettre aux administrateurs ou des procès-verbaux. Ils fournissent des modèles de documents-types, permettent des actualisations en temps réel et envoient de volumineux dossiers avec la plus grande simplicité. Tous ces bénéfices représentent une augmentation de la productivité des équipes administratives et des membres du conseil.
Ces gains de temps peuvent être réinvestis dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. Plutôt que de passer des heures derrière une photocopieuse à faire des copies des documents nécessaires à une séance du conseil d’administration, vos collaborateurs se penchent sur des sujets plus utiles au développement de votre société.
2/ Renforcer la sécurité autour des données confidentielles de l’entreprise
Avec le papier, les risques d’erreurs humaines, de perte ou de vols sont nombreux. Il existe une forte probabilité qu’un administrateur oublie ou perde son dossier pour une séance du conseil dans un train, un café ou un hôtel. Les documents imprimés sont plus difficiles à protéger. Par contre, les solutions digitales offrent des opportunités de sécurisation idéales.
Une gouvernance numérique portée par les bons outils permet de garantir la sécurité des données. Pour ce faire, des technologies de dernier cri doivent être proposés. Il s’agit du chiffrement d’au moins 128 bits, de l’effacement à distance des données des appareils électroniques, de l’hébergement des données dans des centres sûrs… Des certifications et normes à portée internationale sont de bons témoins des efforts consentis : ISO 27001, TRUSTe, SSAE 16 et ISAE 3402, par exemple.
Il est important de noter que des informations ultra confidentielles sont amenées à transiter entre différents membres de l’entreprise : dirigeants, directeurs, administrateurs, actionnaires… Il peut s’agir de données stratégiques, d’une information financière, d’un projet de fusion-acquisition, d’une question juridique, d’un recrutement dans le top management… Il est fondamental d’en garantir la meilleure protection.
3/ Impulser les meilleures décisions grâce à une parfaite gestion de l’information
Les outils digitaux sont vecteurs de fluidité des communications au sein des entreprises. Avec une gouvernance numérique, les flux de données peuvent mieux s’organiser pour offrir les meilleures informations aux administrateurs et autres membres de l’organisation.
La suppression du papier permet de transmettre un volume important de données aux administrateurs en quelques clics. Ils peuvent, grâce à des logiciels tels que Diligent, annoter leurs documents avec facilité. Des informations actualisées sont également remises en temps réel. Tout cela participe à une meilleure information des membres du conseil.
Par ailleurs, des solutions numériques de messagerie sécurisée garantissent la protection des communications entre administrateurs. Ils peuvent échanger des informations, des réflexions et des commentaires sur les sujets en cours. Ainsi, les outils technologiques accompagnent les membres du conseil pour les aider à former un jugement éclairé, qui permettra au conseil de bénéficier de conversations plus riches et de décisions plus informées.
Pour conclure, la gouvernance numérique permet aux entreprises de se recentrer et se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, de mieux sécuriser les informations sensibles de la société et d’améliorer la qualité des décisions grâce à une meilleure information. Solution dans l’ère du temps, elle permet ainsi de limiter les crises de gouvernance.
